3.1. Maîtriser et moderniser les procédures
3.1.1 Le développement de la démarche de
contrôle interne
Dans le cadre de sa démarche de qualité
des contrôles et d'analyse des risques le Service des
Pensions a réalisé 2 016 contrôles a posteriori
de dossiers portant sur des échantillons définis
comme «à risques» et ceci afin notamment
de mesurer la qualité et l'efficacité des procédures
internes.
Les résultats ont permis de constater
dans l'ensemble la bonne application de la réglementation.
De surcroît, l'exploitation de ces
résultats est riche d'enseignements puisqu'elle permet
à la fois d'adapter la formation à destination
des agents du Service et d'améliorer et d'optimiser
les procédures de contrôle.
Les travaux destinés à la mise
en place d'une nouvelle procédure informatisée
de traitement des dossiers définis comme «simples»
ont été réalisés au cours de l'année.
Cette procédure doit permettre, dès 2006, de
faire face à la forte augmentation des départs
à la retraite attendue dans la Fonction publique au
cours des prochaines années tout en renforçant
le contrôle des dossiers les plus complexes.
3.1.2 La polyvalence interne
La dernière étape de la généralisation
de la polyvalence au sein des sections de contrôle a
été réalisée au cours des deux
premiers trimestres de l'année 2005.
Il s'est agi de parachever les actions de
formation au profit des agents et, d'autre part, de mettre
au point le circuit des dossiers émanant du Service
des Pensions des Armées qui, jusqu'alors, les adressait
uniquement à l'antenne du Service située à
La Rochelle.
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Depuis le mois de juin, l'ensemble des sections de contrôle
nantaises ou rochelaises traite désormais indistinctement
des dossiers de pension quelle que soit l'ad ministration,
civile ou militaire, dont relevait l'agent durant son activité.
L'objectif de lisser les disparités d'évolution
du nombre de dossiers de pension transmis selon les employeurs
semble bien avoir été atteint : les premiers
mois de fonctionnement ont permis de constater que la charge
de travail était désormais mieux répartie
dans les sections de contrôle et permettait de mieux
faire face aux périodes de pointe.
3.1.3 La dématérialisation des échanges
avec le Trésor Public
L'année 2005 a vu la fin du processus
de dématérialisation des échanges entre
le Service des Pensions et les centres régionaux de
pensions (CRP) de la Direction Générale de la
Comptabilité Publique.
Ainsi les fiches comptables (dites «
fiches B ») qui sont, pour chaque pension, l'autorisation
de mise en paiement destinées aux CRP leur étaient
adressées sous forme papier par le Service des Pensions
à l'issue de la phase de concession hebdomadaire.
La dématérialisation complète
de ces documents s'est effectuée en 2005 au fur et
à mesure du déploiement de l'application GEIDE
(gestion électronique de documents) dans les CRP. Les
transmissions sous forme papier ont ainsi été
définitivement arrêtées avec les centres
métropolitains dès le début du mois de
septembre et avec les centres d'outre-mer à la fin
de l'année.
3.1.4. La simplification de la procédure de mise
en paiement des pensions
Dans le cadre d'un examen conjoint des procédures,
le Service des Pensions et la Direction Générale
de la Comptabilité Publique ont décidé
de simplifier les formalités incombant aux nouveaux
pensionnés en vue de faire mettre en paiement leur
pension.
C'est ainsi qu'a été supprimée
à partir de juillet 2005 l'obligation de fournir plusieurs
pièces : le certificat de cessation de paiement du
traitement d'activité, la copie du livret de famille,
et la copie de l'avis de non-imposition.
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